PRIORIZAR PARA GANAR TIEMPO

La semana pasada, hablamos de cómo organizar nuestro tiempo para realizar nuestras tareas de una forma más eficaz. Uno de los cinco puntos era priorizar, pero, ¿cómo priorizamos las actividades? ¿A qué le damos más importancia? ¿o qué es más urgente?
¿Cómo diferenciamos lo urgente de lo importante? ¿Y al revés?
Unas definiciones sencillas:
Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de respuesta momentánea.
Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final. Pueden ser a corto o largo plazo

Una herramienta útil para priorizar nuestras tareas y "llegar a todo", lo pongo entre comillas, porque bueno, no siempre podemos, es la Matriz de Covey, donde se diferencian cuatro tipos de tareas según su prioridad:
1. Urgente e Importante: Ésta hay que solucionarla ya, pues posee ambas caracterísitcas
2. No urgente pero importante: Ésta tarea hay que programarla cuanto antes, si no, pasará el tiempo, y se convertirá al final en una tarea del primer tipo.
3. Urgente pero no importante: Éstas tareas que se nos presentan diariamente y nos quitan tiempo para las dos primeras. Intenta guardar tiempo para ellas, porque casi siempre se presentan cuando menos puedes.¿Puedes delegarlas? Hazlo.
4. No urgente y no importante: Éstas tareas se dejan para el final, aunque a veces nos vemos realizándolas y no prestando atención a las tres primeras. ¿Qué pasa entonces? Pues que éste tipo de tareas están hechas, pero luego perdemos horas de sueño y salud con cualquiera de las anteriores.
 Lo ideal sería una situación de equilibrio a la hora de afrontar las actividades importantes y urgentes.

Hacer un cuadrante de tareas, ordenarlas segun su urgencia e importancia, asignarles unos tiempos. Ese proyecto que tienes que presentar la semana que viene debe ser más importante y urgente, por supuesto. O el pedido que tienes que entregar. O el material que tienes que comprar para hacerlo y entregarlo...
Cada un@ sabe cuáles son sus tareas, y qué importancia y urgencia tiene cada una. A fuerza de planificar, estableceremos un hábito que será el que haga que al final tengamos (casi) todo controlado.
Y al hilo de ésto, desde Lo Comunico, nos regalan un planificador de tareas, que nos vendrá muy bien para ir anotando todo lo que tenemos que hacer.

¿Y tú, tienes una lista de tareas interminable, o por el contrario, has encontrado el método perfecto para organizarte?

NUESTRA IDENTIDAD COMO EMPRESA: MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

Todo proyecto, sea del tipo que sea debe empezar con una justificación o fundamentación, que será la introducción al resto del documento, nuestra “carta de presentación”. Ésta debe contestar a tres preguntas fundamentales:

¿Quiénes somos?

¿Qué hacemos? 

¿Qué queremos hacer?

Éste apartado, a mi entender, junto al económico, quizá sea el más importante, pues determinará que la persona que ha de leerlo continúe o lo deje. Por lo tanto, hay que prestarle especial atención, además, una vez realizado, el resto del proyecto, si éste apartado está bien estructurado, “saldrá solo”.
Y es que esto se corresponde con la identidad de nuestra empresa, la manera de ser y cómo hacer de cada una. Tener clara la misión, la finalidad y sentido de nuestra empresa/negocio para que así, los proyectos que realicemos estén acorde con nuestros objetivos y poder alcanzarlos más fácilmente.

Por tanto, vamos a detenernos un poco en nuestra identidad, que es la imagen que queremos transmitir como empresa/negocio, nuestra personalidad corporativa, a nivel interno correspondería con nuestros valores, ideales, estrategias, cómo hacemos las cosas… y a nivel externo, consistiría en todo lo anterior reflejado en una imagen de marca, nuestra imagen corporativa: desde nuestro logo, los colores utilizados en toda nuestra comunicación exterior (blog, página web, tarjetas de visita…) hasta cómo ofrecemos nuestro producto al consumidor final.
Pero antes de “ofrecernos” al exterior, me gustaría que reflexionarais primero sobre los aspectos internos. Misión, visión y valores:

• La misión define cual es nuestra labor o actividad: ¿qué hacemos?,¿a qué nos dedicamos?, ¿cuál es nuestra razón de ser?, ¿quiénes son nuestro público?, ¿cuál es nuestro ámbito geográfico de acción?, ¿qué nos diferencia de nuestros competidores? Éstas preguntas nos ayudarán a definir nuestra misión. 
• La visión define las metas que queremos conseguir, en un futuro más o menos lejano ¿qué quiero lograr?, ¿dónde quiero estar en el futuro?, 
• Los valores, son nuestros principios, que queremos tener como empresa, entidad, corporación. Ésos principios se reflejarán en nuestro comportamiento, por tanto deben ser reales y realistas, ¿cómo somos? ¿en qué creemos?

El próximo lunes, ahondaremos un poco más en éstos tres puntos, y es que como he dicho al principio, debemos saber quién somos para lograr lo que queremos. Mientras, seguid en el blog de Carmen a ver qué nos propone

CINCO PUNTOS PARA GESTIONAR NUESTRO TIEMPO

¿Qué pasa con nuestra gestión del tiempo?¿Cómo organizamos nuestro día para estirar tanto las horas que parezca que hemos hecho todo lo que queríamos hacer?

Yo no puedo ser modelo de nada, y mucho menos de cómo gestionar nuestro tiempo, tengo un listado de cosas por hacer en la agenda, y otro listado mental, que a veces se solapan y no hago ni la mitad de lo que debería o querría. 

Pero siempre me ha pasado igual, soy de las de organizar todo en la agenda, y luego saltármela a la torera, por supuesto, con todo el remordimiento del mundo. 

Aunque una cosa sí es cierta, cuanto más ocupada estoy, mejor me organizo, me pasaba en mi época de estudiante  y trabajaba aquí y allá para sacarme un dinerillo para mis cosas. Sacaba mejores notas que cuando no lo hacía. Ahora, sigo igual, en épocas en las que trabajo fuera de casa, "tengo más tiempo" para otras cosas y proyectos . ¿Por qué? Pues no se, pero espero no ser la única.

Pero bueno, seguro que vosotr@s tenéis vuestras propias técnicas de gestión de tiempo, algún horario, una super agenda, post it repartidos por todo vuestro despacho... pero yo hoy os traigo unos sencillos consejos que si bien yo no todos me los aplico, estoy en ello, y poco a poco me organizo mejor 

1. ORDEN Y LIMPIEZA: Cuanto más ordenado tengamos nuestro espacio de trabajo, más fácil nos será trabajar, invertiremos menos tiempo en buscar lo necesario para realizar las tareas. Además, trabajar en un ambiente limpio y ordenado, psicológicamente hace que trabajemos más a gusto, y eso, se nota irremediablemete en nuestra productividad. Por tanto, dos cosas que vendrán bien: una, al finalizar tu jornada, recoge tu mesa o espacio de trabajo, coloca cada cosa en su sitio, al día siguiente te será más facil y cómodo comenzar la jornada (¿os imagináis un cocinero que no recoja la cocina cuando termina?¿Cuánto tardará al día siguiente en poder empezar a trabajar?). Dos, guarda un espacio en tu agenda, al menos semanalmente, para limpiar y organizar tu espacio de trabajo, pon etiquetas, haz inventario (por ejemplo si tienes un tallercito, una libreta con todas las telas, lanas, hilos... que tengas y dónde los tienes), tira lo que no te hace falta, vacía las papeleras... 

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2.USA LA AGENDA: Mejor una agenda "a semana vista" para que en un golpe de vista sepamos qué tenemos que hacer esa semana. Iremos apuntando lo que tenemos que hacer cada día. Además, en mi agenda, yo tengo un apartado de "notas", donde coloco aquellas tareas que si bien aún no les he dado un día concreto, quiero hacerlas lo antes posible, de ese modo, si tengo algo de tiempo, las voy haciendo. Además, y esto ya es "frikismo" mío, tengo una libreta aparte, que siempre llevo en el bolso, donde voy apuntando lo que se me va ocurriendo para mis blogs (sí, en plural ;) ), un calendario mensual donde voy apuntando los posts que he escrito o quiero escribir... y así, esté donde esté saco mi "súper libreta" y voy escribiendo.

Os dejo, ya que estamos, el enlace para descargar el súper pack de organizadores semanales de Blogueras motivadas.  Sólo tienes que pinchar en la foto, y os saldrán los enlaces 

3. ASIGNAR TIEMPOS: A la hora de asignar espacios de tiempo a las tareas, cada uno lo hará en función de su actividad, pero hay unos principios más o menos generales que podemos tener en cuenta: Las primeras horas de trabajo solemos estar más concentrados. el periodo de máxima concentración en una tarea dura entre 25 y 35 minutos, las tareas secundarias y auxiliares (organización de documentos, examen de la bandeja de entrada, etc...) deberíamos realizarlas por ejemplo a última hora, donde nuestra concentración ya está más decaída (últimas horas de la jornada, bien sea de mañana como de tarde). Y siempre, siempre, evitar los ladrones de tiempo; éste aspecto lo llevo un poco regular, la verdad, que si espera que leo el artículo de tal o cual persona que lo ha publicado en twitter, que si voy a hacerme un café, y mientras se prepara, me pongo a organizar no se qué de la casa, y cuando me doy cuenta ha pasado una hora, que si se me ha ocurrido una idea, esoera que voy a apuntarla, y ya de paso repaso las que se me ocurrieron ayer... ¿Os suena? 

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4. PRIORIZAR: Y del punto anterior, necesariamente, llegamos a éste. Habrá actividades más importantes que otras, habrá algunas más urgentes que no se pueden demorar... Tienes que organizar tus tareas de forma que intentemos lo menos posible que se nos eche el tiempo encima, o que esa tarea que era necesaria ayer, se quede sin hacer.

5. DESCANSAR: Quizá el más importante, pero el más obviado a veces. Sobre todo para quien trabaja desde su propia casa o taller. No solo descansar físicamente, sino mentalmente. Establecer horas de inicio y fin para el trabajo. Y cuando digo fin, es fin, hasta mañana, que si hemos hecho los puntos anteriores, a primera hora estaremos fresquísimos, con un despacho o lugar de trabajo ordenadísimo, y con muchas ganas de afrontar el día.

Por supuesto dedicar tiempo de ocio a familiares y amigos siempre vendrá bien a nuestro negocio o actividad, pues volveremos con energías renovadas. Además que hablar siempre de nuestro proyecto a todo el mundo, pues que cansa, ser monotemáticos, no ayuda a desconectar.

¿Cómo os organizáis vuestro tiempo? ¿Llegais a todo o siempre vais con "la lengua fuera"? Contadme algún truco, a ver si me lo aplico, y me convierto en una tía "super organizada" que llega a todo ;)

LA PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

¿Por dónde empezamos? ¿Qué es un plan de empresa y por qué necesitamos uno antes de emprender? ¿Cómo podemos redactar nuestro proyecto?

Un plan de empresa, es un instrumento básico, es una guía fundamental, nos permite estructurar nuestras ideas, recursos, tareas a realizar, y medirá la viabilidad de nuestro proyecto.

Intentar emprender, sin realizar éste paso previo, nos llevará, casi irremediablemente, al fracaso (salvo excepciones, claro), y a perder el tiempo en tareas no estructuradas, que dejarán de lado aspectos más necesarios. Sin un plan, iremos atendiendo las  necesidades sobre la marcha,  generalmente sin priorizar. Como dicen Fito & Fitipaldis: “No siempre lo urgente es lo importante”

Por supuesto, entiendo que todo lo queramos ya, es más, necesitamos que nuestro negocio/proyecto esté YA generando beneficios, pero lamento comunicarte, que esto es más una carrera de fondo, un camino no siempre en línea recta, y debemos tener esto en cuenta antes de emprender ningún proyecto. “Zamora no se ganó en una hora”.

Si estás pensando en montar un negocio, o presentar algún proyecto para ampliarlo, tómatelo con calma, “sin prisa, pero sin pausa”, realizando cada paso con seguridad. Esto es lo único que “asegurará tu éxito”, y lo pongo entre comillas, porque seguro en esta vida no hay nada, pero el trabajo duro se verá recompensado.

Sobre el Plan de empresa, podéis encontrar un montón de recursos en internet, muchas definiciones, esquemas, y formas de realizarlos. Además en las Cámaras de Comercio o sindicatos tienen profesionales, que te ayudarán a realizarlo, o si queréis podéis enviarme un e mail, y vemos cómo empezar con el vuestro.

Aquí  iremos desglosando cada uno de los puntos necesarios para realizar un proyecto. Ya tenemos nuestra idea apuntada en un papel,  que hará que eso que nos ronda vaya tomando forma,  siendo capaces de "ponerle nombre a las cosas" , ya hemos contestado las preguntas que os propusimos la semana pasada, acerca de nosotros mismos, y nuestras ganas de emprender. 

Con lo que Carmen nos ha ido explicando éstas tres semanas, ¿somos capaces de escribir el apartado de presentación? Quiénes somos, qué hacemos y cuáles son nuestras motivaciones para iniciar el proyecto. 

Ya estamos dándole forma al proyecto, ¿Quieres enseñarme lo que has ido haciendo? Estoy a vuestra disposición, tenéis mi email en la barra lateral derecha. Espero poder saber qué tipo de ayuda necesitáis, y si vais a empezar a crear vuestro proyecto. 

Ya podéis volver al blog de Carmen, y que os cuente los deberes de ésta semana.

Un beso 

EL MIEDO AL FOLIO EN BLANCO

El miedo al folio en blanco, lo tenemos todos, ese momento de falta de inspiración, no saber por dónde empezar, ni cómo expresarnos, muchas veces hace que vayamos posponiendo nuestro proyecto.
Es un miedo muy habitual, sobre todo para quienes no están acostumbrados a redactar.

FUENTE

Se que much@s de vosotr@s, por no decir la mayoría, tenéis un blog, por lo que asumo, que al menos una o dos veces por semana escribís en él. Da igual si éste blog es personal o profesional, el hecho de tener que pensar el post de la semana que viene, activa nuestras neuronas, hace que nuestro engranaje se ponga en marcha.
Lo que yo suelo hacer, tanto para escribir proyectos como para escribir en el blog, es sentarme, en silencio absoluto, delante del ordenador, y en un word, empezar a escribir sobre lo que tengo pensado. En un principio no tiene por qué tener sentido, voy escribiendo, sin pensar en la forma.
Cuando necesito buscar información sobre algo, copio y pego lo que encuentro interesante en ese mismo word.
El caso es ir escribiendo y creando. De vez en cuando, vuelvo al principio del documento, y voy borrando, y escribiendo otras cosas, cambiando las frases de orden, ajustando lo que he ido escribiendo...
Así es como sin darme cuenta, el proyecto que esté preparando va cogiendo forma.
Por supuesto, no se hace en un par de horas, además, llega un momento que te "saturas" de información, tienes otras cosas que atender... pero sí os puedo asegurar, que aunque en un principio, parece que no avanzas, al final, a base de escribir, nuestra mente se activa, le cuesta menos trabajo sacar todo lo que queremos expresar, provoca que vayan surgiendo nuevas ideas y a medida que pasan los días nos damos cuenta de que cada vez nos cuesta menos escribir, no tenemos ese pánico al folio en blanco, que os decía al principio.
Para mí es mejor coger las cosas con tiempo y redactar los proyectos de forma que día a día vayan tomando la forma que yo quiero. lo que hoy veo bien redactado, mañana puedo darle otro aire, los objetivos que hoy había cerrado, mañana pueden haber cambiado. Por eso, es necesario tomarlo con el necesario tiempo y perspectiva, para enfocarlo correctamente.

Escribir es un buen hábito, y para ello, le he "robado" a Redacto Texto, sus consejos para construirlo:

- Comprometerse. Para que se convierta en una rutina debemos decirnos: “Voy a escribir todos los días, sin excepción”.

- Apartar el tiempo. Hay que separar una pequeña porción de la jornada para ello, sea de día o de noche. Empezar con 15-30 minutos (reloj en mano) es una meta viable.

- Arrancar con un texto breve. No hay que empezar escribiendo 1.000 palabras. Simplemente HAY que comenzar. Hoy, por ejemplo, con 4 líneas.

- Pensar en la audiencia. Aunque se pequeña, tenerla en mente nos mantiene motivados. Con el tiempo se aprende a interactuar.

- Apagar las distracciones. Es recomendable cerrar todos los programas que no son de escribir, incluyendo el correo y las redes sociales y apartar las fuentes de distracción. Cada persona sabe cuáles le afectan.


¿Cómo afrontáis vosotr@s el miedo al folio en blanco?

ANTES DE INICIAR TU PROYECTO

La semana pasada ya os adelantamos que es muy importante tener una buena idea, pero más importante es el poder plasmarlo en un papel y ser capaces de llevarla a cabo.  Y os pusimos unos deberes:

 ¿Por qué? Porque cuando somos  capaces de verbalizar una idea, es más fácil materializarla,  para llevarla a cabo con cordura y organización, es mejor ir escribiendo lo que se nos ocurre, e ir dándole forma, tachando, sobrescribiendo…

Una vez escrita ésta idea, ya podemos empezar a trabajar sobre ella, y  lo haremos respondiendo a unas preguntas, básicas, antes de continuar.

Quiero aclarar, que da igual si ya tienes tu empresa, si eres autónomo, o solo estás “pensando” en hacer algo nuevo. Éstos ejercicios valen para cualquier tipo de situación, te van a valer para ir organizándote, preparándote.

Vamos a las preguntas:

1. ¿Por qué quiero iniciar un nuevo proyecto? Sea cual sea tu motivo, debe estar bien definido,  y dónde quieres llegar.

2.  ¿Es mi idea viable? Describe el producto o el servicio que intentas vender, la actividad o taller que quieras realizar. ¿En qué te estás diferenciando de los demás?

3.¿Qué estoy dispuesto a hacer? Es decir, un proyecto, sea cual sea su dimensión, va a requerir de tiempo, esfuerzo, dinero… por lo que primero que te has de plantear es cuánto esfuerzo vas a invertir en él,  y hasta cuándo vas a hacerlo. ¿Estás dispuesto a sacrificar tiempo de ocio, familia, etc? Porque ésta pregunta es fundamental, casi tanto como la de cuánto dinero he de invertir.

3. ¿Qué es un plan de empresa y por qué necesito prepararlo? Saber hacia dónde vamos y cómo haremos para llegar es fundamental. El plan de empresa es un instrumento básico, actúa como brújula para dirigir. Este plan establece un compromiso, permite organizar las operaciones, la organización de las personas, los recursos, las tareas que se llevarán a cabo, así como la forma en que serán medidos los resultados. De hecho, es en éste punto donde vamos a hacer todo el hincapié, pues un plan de empresa no deja de ser un proyecto.

4. ¿Cómo he de Montar mi negocio o taller?  Informarnos sobre todos los aspectos legales necesarios es fundamental, para no meter la pata. ¿Serás autónomo, montarás tu negocio con alguien? Si voy a realizar un taller, ¿cuándo y cómo tengo que darme de alta? Es muy importante tener un asesor legal que te oriente. En SuperYuppies encontrarás un lugar donde empezar a resolver tus dudas sobre cómo organizar tu empresa, y por dónde empezar, si aún no la tienes montada.

Tal y como os ha dicho Carmen,queremos que participéis, porque esto no tendría sentido sin vosotr@s, no queremos escribirle al aire. Además, cuanto más participéis, más fácil será para nosotras centrarnos en vuestras inquietudes y necesidades.

APLICA LO APRENDIDO

Cuando estudié mi carrera, Trabajo Social, tuve varias asignaturas sobre Gestión de proyectos, asignaturas, que, bueno, no fueron las mejores de la carrera. No sé si era la lozanía y juventud de la que disfrutábamos, que las cosas nos entraban por un oído y nos salía por otro, "íbamos a aprobar", y no nos preocupábamos de "interiorizar conceptos”. El caso es que cuando tuve que enfrentarme en la vida real, a mi primer proyecto, con 22 añitos (¡ay qué tiempos!), yo solita, me entró la sensación de que lo que había estudiado no me había servido de nada, "yo esto no lo he dado”, “a mí no me lo explicaron así” ¿os suena?, tuve que sacar de mi imaginación y descaro el proyecto adelante. Y salió, por supuesto que salió y detrás de él, un montón más.

¿Os ha pasado a vosotr@s? Que lo que has estudiado "nada" tiene que ver con lo que estás poniendo en práctica en el mundo laboral.

Tuve que agudizar el ingenio, encontrar recursos que suplieran esa inexperiencia, encontrar el empuje que sacara proyecto adelante. Sácalo de donde quieras, pero sácalo. ¿Te equivocas? Bueno, te sirve de experiencia para la próxima vez (Anda que no me equivoqué, que de eso poca gente habla)

Nadie nace enseñado, todos aprendemos sobre la marcha, si, si, sobre la marcha, porque podemos estudiar muchas cosas, pero hasta que no lo ponemos en práctica, no nos damos cuenta que nuestro trabajo sólo saldrá bien aplicando los recursos personales y habilidades sociales que a lo largo de la vida se han ido acumulando, y lo que vamos estudiando, se va integrando en nuestra personalidad. ¿O por qué crees que dos personas, con la misma formación, tienen una manera de trabajar? El bagaje personal hace que apliquemos los conocimientos de una manera.

Con éste blog no solo pretendo ayudarte a hacer tu proyecto, sino a que tengas las claves para creer tanto en ti mismos como en tu objetivo. De eso es de lo que os habla siempre Carmen. Cuando uno cree en sí mismo, y en lo que hace, es más fácil alcanzar el éxito, dando pasos seguros.

¿A ti te ha pasado que cuando has llegado al mundo laboral, al mundo real, te has encontrado perdido?