PRIORIZAR PARA GANAR TIEMPO

La semana pasada, hablamos de cómo organizar nuestro tiempo para realizar nuestras tareas de una forma más eficaz. Uno de los cinco puntos era priorizar, pero, ¿cómo priorizamos las actividades? ¿A qué le damos más importancia? ¿o qué es más urgente?
¿Cómo diferenciamos lo urgente de lo importante? ¿Y al revés?
Unas definiciones sencillas:
Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de respuesta momentánea.
Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final. Pueden ser a corto o largo plazo

Una herramienta útil para priorizar nuestras tareas y "llegar a todo", lo pongo entre comillas, porque bueno, no siempre podemos, es la Matriz de Covey, donde se diferencian cuatro tipos de tareas según su prioridad:
1. Urgente e Importante: Ésta hay que solucionarla ya, pues posee ambas caracterísitcas
2. No urgente pero importante: Ésta tarea hay que programarla cuanto antes, si no, pasará el tiempo, y se convertirá al final en una tarea del primer tipo.
3. Urgente pero no importante: Éstas tareas que se nos presentan diariamente y nos quitan tiempo para las dos primeras. Intenta guardar tiempo para ellas, porque casi siempre se presentan cuando menos puedes.¿Puedes delegarlas? Hazlo.
4. No urgente y no importante: Éstas tareas se dejan para el final, aunque a veces nos vemos realizándolas y no prestando atención a las tres primeras. ¿Qué pasa entonces? Pues que éste tipo de tareas están hechas, pero luego perdemos horas de sueño y salud con cualquiera de las anteriores.
 Lo ideal sería una situación de equilibrio a la hora de afrontar las actividades importantes y urgentes.

Hacer un cuadrante de tareas, ordenarlas segun su urgencia e importancia, asignarles unos tiempos. Ese proyecto que tienes que presentar la semana que viene debe ser más importante y urgente, por supuesto. O el pedido que tienes que entregar. O el material que tienes que comprar para hacerlo y entregarlo...
Cada un@ sabe cuáles son sus tareas, y qué importancia y urgencia tiene cada una. A fuerza de planificar, estableceremos un hábito que será el que haga que al final tengamos (casi) todo controlado.
Y al hilo de ésto, desde Lo Comunico, nos regalan un planificador de tareas, que nos vendrá muy bien para ir anotando todo lo que tenemos que hacer.

¿Y tú, tienes una lista de tareas interminable, o por el contrario, has encontrado el método perfecto para organizarte?